Meeting

Meetings und Team-Konferenzen

Das richtige Abwickeln von Konferenzen und Meetings ist im heutigen Business ein wichtiger Faktor geworden. Diese Seite bieten Ihnen einen Überblick über die wesentlichsten Faktoren.

Konferenzen und Meetings gehören inzwischen zum Alltag eines jeden Berufstätigen im Businessbereich. Häufig werden Telefonkonferenzen geführt, der moderne Trend geht in Richtung Webkonferenz, aber überwiegend finden immer noch klassische Meetings statt. Veranstaltungen finden entweder im Konferenzraum des Unternehmens, in einem Hotel oder in einem speziellen Tagungshotel statt. Manchmal dauern die Meetings nur zwei bis drei Stunden, manchmal ziehen sich die Meetings in Form von Seminaren über mehrere Tage bis zu einer Woche hin. Teilweise werden die Vorbereitungen von den Sekretärinnen getroffen. Die Sekretärinnen reservieren die Konferenzräume, Getränke etc. und holen auch die Angebote für das Teambildungs-Training ein. Inzwischen müssen viele Arbeitnehmer diese Aufgabe allerdings selbst übernehmen. Auch seinen Vortrag muss der Mitarbeiter allein vorbereiten, bis hin zu der Überlegung, wie er seinen Vortrag präsentieren möchte. Da die Mitarbeiter die Vorträge oder den Vortrag meistens über ihren Aufgabenbereich halten, dürfte es nicht allzu zu schwierig sein. Es sei denn, es ist das erste Mal, dass der Mitarbeiter vor vielen anderen und teilweise auch fremden Menschen einen Vortrag halten muss. Die nachfolgenden Diskussionen werden größtenteils von einem Diskussionsleiter geführt werden, damit beim Meeting ein Ergebnis erzielt wird. Die Diskussionsleiter sollten Erfahrung und Wissen mitbringen, wie es sich durch Fortbildung bzw. berufsbegleitendes Fernstudium erwerben lässt, sonst kann sich das Meeting über den ganzen Tag hinziehen und keine Resultate erzielen.

Da heute fast jeder Mitarbeiter ein Notebook besitzt, muss der Mitarbeiter das Protokoll auch selbst schreiben. Diese Aufgabe wurde vor Jahren noch von den Sekretärinnen übernommen, die mit einem Stenoblock und Bleistift bewaffnet an den Meetings teilnahmen. Der Vorteil war, dass die Konferenzteilnehmer sich auf ihre Aufgaben konzentrieren konnten und die Sekretärin alle relevanten Dinge notierte und das Protokoll schrieb. Beim Protokoll sollten die Punkte nach und nach abgearbeitet werden und schon während des Meetings muss sich der Mitarbeiter Notizen machen, denn es vereinfacht das spätere Schreiben des Protokolls. In den letzten Jahren werden vermehrt Teambildungs-Seminare durchgeführt. In diesen Seminaren lernen die Mitarbeiter, ein Problem gemeinsam zu lösen. Es werden Gruppen gebildet und häufig müssen die Mitarbeiter einer Gruppe an einem Outdoortraining teilnehmen. Es handelt sich häufig um sportliche Aktivitäten und dabei lernen die Mitarbeiter, dass man gemeinsam mehr erreichen kann und auch, dass jeder auf den anderen angewiesen ist, denn viele Aufgaben beim Outdoortraining sind von einer Person allein nicht zu lösen.

Meetings perfekt vorbereiten

Ein Meeting sollte perfekt vorbereitet werden. Nachdem die Anzahl der Teilnehmer feststeht, können die entsprechenden Räume gemietet werden. Meistens werden Angebote eingeholt, denn die Kosten für die Anmietung eines Konferenzraumes sind unterschiedlich hoch. Es muss überlegt werden, ob es zwischendurch eine Kaffeepause mit einem kleinen Imbiss gibt oder sogar ein gemeinsames Mittagessen. Die Getränke müssen ausgewählt werden und auch der entsprechende Imbiss. Die Firmen setzen im Allgemeinen ein Limit fest und in diesem Bereich kann der Mitarbeiter die Getränke und Mahlzeiten für die Teilnehmer auswählen. Die Konferenzräume der Firmen sind fast immer mit der entsprechenden Tagungstechnik ausgestattet. Es stehen Flipcharts, Overheadprojektoren und Beamer zur Verfügung. Für Meetings in einem Hotel oder einem Tagungshotel muss die Tagungstechnik teilweise dazugemietet werden, manchmal ist sie aber auch im Preis enthalten. Häufig ist es günstiger, wenn der Veranstalter des Meetings seinen eigenen Beamer mitbringt. Vor Beginn des Meetings ist es ratsam, den Raum noch einmal zu überprüfen, ob auch alles vorhanden ist. Auf dem Platz eines jeden Teilnehmers sollten ein Glas und Tasse stehen sowie einige Briefbögen, ein Stift sowie die Tagungsordnung. Die Getränke, Wasser und Säfte, stehen gruppenweise auf den Tischen.

Der Veranstalter und auch die Teilnehmer, die einen Vortag halten müssen, sollten sich gut auch auf das Meeting vorbereiten. Im Allgemeinen wird heute eine Präsentation am Computer erarbeitet. Sehr selten wird noch ein Vortrag mit Folien gehalten. Die Präsentation muss perfekt erarbeitet werden und den dazu passenden Vortrag sollte der Vortragende beherrschen. Die Mitarbeiter, die häufig bei Meetings etwas vortragen, haben damit kaum noch ein Problem. Allerdings ist es für jeden, der so etwas das erste Mal macht, etwas schwieriger. Empfohlen wird, dass der Mitarbeiter den Vortrag trainiert und schon mal vorab vor seinen Kollegen hält. Die Kollegen können ihm noch Ratschläge erteilen, sollte einiges nicht einwandfrei vorgetragen worden sein. Selbstredend ist, dass die Präsentation im PC einwandfrei ist. Auf die anschließende Diskussionsrunde sollten sich die Teilnehmer auch vorbereiten und sich entsprechende Fragen und Punkte notieren, damit sie die Antworten parat haben. Angenehm für alle Teilnehmer ist es, wenn es von dem Vortrag für jeden eine kurze Zusammenfassung gibt, auf der die wichtigsten Punkte notiert sind. Diese Informationen können schnell nach dem Vortrag durchgereicht werden.

Moderation will gelernt sein

Die Leitung eines Meetings ist nicht einfach und muss auch erlernt werden. Vor Beginn der Meetings erhalten die Teilnehmer einen Terminplan, aus dem die Tagungspunkte ersichtlich sind. Zusätzlich sind Zeiten angeben, wie lange ein Vortrag dauern sollte. Der Moderator begrüßt die Teilnehmer und stellt jeweils vor dem Vortrag den Vortragenden kurz vor. Jeder hat es schon in einem Meeting oder in einer Konferenz erlebt, dass der Vortragende endlos lange über uninteressante Dinge spricht und seine Zeit nicht einhält, sondern weit überschreitet. Es ist ermüdend und nach einer gewissen Zeit hört keiner mehr hin. In diesem Fall muss der Moderator eingreifen und auf die Zeitüberschreitung aufmerksam machen, damit aus einem geplanten Meeting von drei Stunden, kein Meeting über fünf Stunden wird. Der Moderator ist für den zügigen Ablauf des Meetings verantwortlich und sollte immer den Zeitplan im Auge behalten.

Schwieriger wird es in der anschießenden Diskussionsrunde, für die normalerweise eine bestimmte Zeit veranschlagt wird. Viele haben zu den Vorträgen und bestimmten Punkten der Tagungsordnung Fragen. Häufig nutzen Teilnehmer diese Gelegenheit, um ihren Vortrag weiter auszuführen und lassen andere nicht mehr zu Wort kommen. Auch hier muss der Moderator eingreifen. Bei einer guten Moderation oder Leitung eines Meetings gibt es kaum eine Zeitüberschreitung, da der Leiter immer wieder auf den jeweiligen Punkt zurückkommt und keine Abschweifungen zulässt. Deshalb sollten junge Mitarbeiter bei ihren ersten Meetings die älteren Kollegen, die ein Meeting führen genau beobachten und lernen, wie eine gute Konferenz geleitet wird. Denn nichts ist frustrierender als einen Tag im Meeting zu verbringen, ohne dass dabei Resultate erzielt wurden. Bei einer guten Moderation werden die Tagungspunke nach und nach abgearbeitet und sobald jemand vom Thema abschweift, greift der Moderator ein und führt die Teilnehmer zum Thema zurück. Dazu gehört Geschick und Durchsetzungsvermögen des Moderators und vor allen Dingen Erfahrung in der Führung von Meetings und Konferenzen.

Meeting-Protokolle: Was gehört hinein,
wie schafft man Verbindlichkeit?

Zu jedem Meeting muss auch ein Protokoll geschrieben werden. Vor Beginn eines Meetings sollte geklärt werden, ob es sich um Protokoll oder evtl. sogar um eine Niederschrift handeln soll. Bei einer Niederschrift wird jedes Wort eines jeden Teilnehmers notiert und im Protokoll aufgenommen. Solch ein Protokoll ist bei Sitzungen, in denen wichtige und strittige Entscheidungen getroffen werden, sinnvoll. Bei den üblichen Protokollen, wird allerdings nur eine Zusammenfassung des Meetings wiedergegeben. Es gibt Protokolle, die zu jedem Punkt der Tagungsordnung eine Zusammenfassung beinhalten und es gibt Protokolle, die nur kurz auf das Gesamtmeeting eingehen. Die häufigste Form, die für ein Protokoll benutzt wird, ist das Protokoll, in dem zu jedem Punkt eine Zusammenfassung geschrieben wird.

Im Protokoll muss zwingend stehen, wann und wo das Meeting stattgefunden hat, also mit Ort und Datum. Auch der Grund des Meetings oder der Konferenz muss im Protokoll vermerkt sein. Alle Teilnehmer müssen namentlich aufgeführt werden. Am besten ist es, man lässt zu Beginn des Meetings eine Liste herumgehen, in die sich jeder mit seinem Namen und dem Namen seiner Firma einträgt, dann hat der Protokollführer die Namen für das Protokoll parat. Die Tagungsordnungspunkte müssen von der Einladung, die mit der Veranstaltung überstimmen sollten, übernommen werden. Zu jedem Tagungsordnungspunkt muss der Protokollführer eine kurze Zusammenfassung schreiben. Dabei werden die wichtigsten Ergebnisse wieder gegeben und auch die Namen genannt, wenn z.B. in der Diskussionsrunde Herr X einen Kommentar abgegeben hat, dann sollte auch sein Name genannt werden. Das Protokoll muss vom Protokollführer unterschrieben werden. Jeder Teilnehmer erhält eine Kopie des Protokolls. Wichtig ist das Protokoll, allerdings in erster Linie die Teilnehmerliste des Protokolls mit den Originalunterschriften der Teilnehmer, auch für die Buchhaltung. Es ist Bestandteil der Abrechnung über die Kosten des Seminars. Am Ende des Protokolls muss vermerkt werden, wann und wo das nächste Meeting stattfinden wird. Meistens einigen sich die Teilnehmer am Ende der Sitzung auf den Ort und das Datum.

Alle diese Hinweise zu den Meeting-Protokollen sind Bestandteil jeder modernen Form von Marketing-Beratung und sollten von Firmen, die erfolgreich sein wollen, in jedem Fall berücksichtigt werden.

Wie präsentieren bei einem Meeting?

Präsentationen bilden das Zentrum vieler Meetings. Entscheider sitzen zusammen und brauchen aus allen Fachrichtungen verständliches Feedback, damit sie sich strategisch auf eine Richtung einigen können. Wie aber sieht die perfekte Präsentation aus? Das ist abhängig von der Zielgruppe und beinhaltet auch die Wahl der richtigen Technologie, die bei ihr ankommt und die zum Ergebnis führt.

Präsentationstechnologie: von Whiteboards und Beamern

Präsentationen, die Zahlen, Grafiken, schriftliche Informationen und andere Elemente dieser Art beinhalten, die sich anders nicht darstellen lassen, kommen um den Beamer nicht herum. Er setzt die Erstellung einer Präsentation mit einer entsprechenden Software voraus. Microsoft PowerPoint ist eine der bekanntesten und meistbenutzten Softwarelösungen. Apple-User würden eher die Apple-Alternative Keynote verwenden, die für ihre anspruchsvolle grafische Aufbereitung bekannt und beliebt ist. Wenn hingegen Schlagworte festgehalten werden oder ein Prozess dynamisch gezeigt werden soll, der keine Zahlen beinhaltet, dann würde sich ein Whiteboard oder ein Flipchart eignen. Darauf zeichnet der Redner interaktiv während der Präsentation auf, was er abbilden will.

Von Konferenzen und Unkonferenzen

Die klassische Konferenz kennt jeder. Manchmal ist sie notwendig; man betritt den Raum, sieht sich die präsentierten Inhalte an, und dann beginnt die Diskussionsrunde. Wenn es um die Vorstellung von Firmenergebnissen und ähnlichen Inhalten geht, dann ist sie genau das richtige Format. Die Unkonferenz ist, wie der Name schon sagt, keine Konferenz. Hierbei gestalten die Teilnehmer die Inhalte frei, was etwa für kreative Prozesse ein förderlicher Weg ist und weit mehr Kreativität und Interaktion zulässt als eine Konferenz. Beliebt sind auch Mischformen, bei denen zunächst alle wichtigen Erhebungen und Inhalte präsentiert werden, um dann die Unkonferenz einzuleiten und den Teilnehmern die Verarbeitung dieses Inputs zu überlassen.

Sprache: Hauptkanal der Kommunikation

Bei einer Präsentation ist die Sprache nebst der Präsentation selbst der Hauptkanal aller Kommunikation. Rhetorische Fähigkeiten sind deswegen das A und O einer gelungenen Präsentation – und letztlich eine Sache der Übung. Es gibt ganze Bücher darüber, wie die Rhetorik bei einer Präsentation gehandhabt werden kann, doch mit folgenden einfachen Regeln kommt man auch ohne solche Erfahrungen schon sehr weit:

Langsam sprechen: Im Zwiegespräch stimmt das Sprachtempo, denn wir orientieren uns dabei aneinander. Wenn wir aber einen Frontalvortrag halten, haben wir dieses Feedback nicht und es fällt schwer, das Sprachtempo genau richtig zu skalieren. Wer betont langsam spricht, solange es sich noch natürlich anfühlt, hat in der Regel genau das richtige Tempo gefunden.

Aufzeigen und erklären: Nicht alle Zuhörer werden jeden einzelnen Inhalt so verstehen wie der Präsentationsersteller selbst. Deswegen kann man dem einfachen Schema folgen, zunächst den Inhalt kurz und knapp zu umreißen und ihn dann bündig zu erklären, auch wenn es Teilnehmer gibt, die darauf nicht angewiesen sind. Das gilt umso mehr für eigene Thesen. Kurz umreißen und begründen, wie man auf sie gekommen ist.

Sprachtechnik durch Atmung: Eine ruhige Atmung trägt viel zur natürlichen und klaren Sprache bei Präsentationen bei. Nervosität ist in Ordnung, sie darf sich aber nicht beschleunigend auf die Atmung auswirken. Tiefe, langsame Atemzüge wiederum helfen, Nervosität zu senken und damit auch Sprachtempo und Lautstärke zu regulieren.

Gefühl für die Lautstärke: Die Atmung beim Präsentieren wirkt sich massiv auf die Lautstärke aus. Wenn die eigene Stimme klar, deutlich und langsam wirkt, aber noch nicht dominant, dann stimmt in der Regel auch die Lautstärke. Ein paar Praxistests, bevor es ernst wird, helfen bei der Entwicklung eines Gefühls für die perfekte Lautstärke.